Qué son y cuál es la importancia de los datos maestros

June 29 2017

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Una herramienta de Gestión de Datos Maestros (MDM) puede ser utilizada para eliminar registros duplicados o bien para normalizar datos, incorporando normas y reglas que impidan el ingreso al sistema de datos incorrectos. El objetivo es crear una única fuente autorizada de datos maestros, pero ¿Qué son los datos maestros?

Los datos maestros son un conjunto de información correspondiente a entidades como productos, clientes y proveedores, que no se modifican una vez que las transacciones comerciales se han completado. Son datos no transaccionales, es decir que no cambian cuando las operaciones se realizan (aunque si cambian cuando se modifica alguno de los atributos que los definen).

Uno de los problemas que se generan cuando existen datos redundantes o de baja calidad en una empresa determinada, puede comprenderse mediante un ejemplo: supongamos el caso de un cliente que compra productos manejados por distintas unidades de negocio, o bien correspondientes a otras líneas.

Cuando las transacciones son procesadas, puede ocurrir que el nombre del cliente aparezca de modo distinto en los diferentes sistemas que gestionan los datos de las unidades de negocio o las líneas de productos. El resultado probable es que existan variaciones o errores en la facturación, en la entrega, o en el registro de los pagos efectuados por el cliente.

En una conocida compañía que ofrece un servicio de ubicación de vehículos en caso de robo, un cliente contrató una cobertura y pagó el total de la factura en el mismo momento de la contratación. Unos meses más tarde, el cliente, empezó a recibir reclamos telefónicos para cancelar las cuotas pendientes. Obviamente el cliente se negaba a pagar las supuestas cuotas, ya que no existía deuda alguna, pero en los sistemas de la empresa encargada de las cobranzas, el pago no había sido registrado, y por consiguiente figuraba como deudor. Después de varias llamadas, el cliente dejo el tema en manos de un abogado quien se ocupó del caso desmintiendo la supuesta deuda. Naturalmente ese cliente jamás volverá a contratar una cobertura con esa compañía, y lo que es peor, se dejó abierta la oportunidad de contar a otras personas su mala experiencia.

La anécdota pone sobre la mesa la gravedad que puede llegar a tener la falta de integración y coherencia de los datos maestros. Sin una fuente única de referencia, lo más probable es que se pierdan clientes y oportunidades por razones que nada tienen que ver con las oscilaciones del mercado o la presión de la competencia. El problema está dentro de los sistemas de la empresa, lo que implica que la solución también reside allí.

En un nivel básico, la adopción de una plataforma para la Gestión de Datos Maestros tiene como objetivo asegurar que dentro de la misma compañía no se estén utilizando múltiples versiones de los mismos datos. Esto es más frecuente de lo que podría suponerse: suele ocurrir en la mayoría de las organizaciones de gran tamaño.

Otro ejemplo que ilustra lo grave que puede llegar a ser el desorden de los datos, es el caso de un banco que ofrece su tarjeta de crédito y llama a los propios clientes que han adoptado el producto en el último mes. Esto ocurre porque la información de una campaña de marketing no está disponible para el área de contact center. La información relativa de los clientes no está integrada y ninguno de las dos áreas registra que el banco está dirigiendo un mensaje repetitivo y a veces contradictorio al mismo cliente.

El proceso de vinculación de registros se utiliza para asociar diferentes datos que corresponden a la misma entidad, en este caso, la misma persona. Aunque parezca que este tipo de situaciones es poco probable, la realidad es que se producen con frecuencia, y no solo perjudican a los involucrados en una transacción individual, sino que también afecta la imagen y el prestigio de la empresa en el mercado.

¡Cuidar la calidad de los datos maestros equivale a cuidar su negocio!

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