¿Qué puede Cambiar - y que No - con una Solución MDM?

October 05 2015

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Por Jose Chojrin, Consultor en Rentabilización de Datos Maestros para Stibo Systems

Acceder los Datos dentro como fuera de la Empresa: un Verdadero Desafío para Ejecutivos de Negocio y TI

La expansión de los negocios compromete a las compañías a gestionar un volumen mayor de datos que los que manejaban en el pasado. La complejidad de la gestión aumenta continuamente: hace falta manejar más formatos, más proveedores, más socios de negocio, más sistemas, más transacciones y más información que nunca antes. Acceder los datos - tanto dentro como fuera de la empresa - se ha convertido en una cuestión enredada y difícil, un verdadero desafío tanto para los ejecutivos de negocio como los de TI.

El mantenimiento de datos fragmentados, duplicados e inexactos compromete los costos y suma fragosidad a los procesos, restando agilidad competitiva a las empresas. Por eso cuando los ejecutivos se proponen implementar nuevas estrategias para adquirir nuevos clientes y retener a los que ya existen, incorporando un sistema para la gestión de los datos maestros, en algunas compañías surgen dudas y aún cuestionamientos acerca de la factibilidad del proyecto. Una preocupación que surge con cierta frecuencia al momento de considerar un proyecto para la gestión de datos maestros (MDM) es el eventual impacto que esta decisión podría tener sobre los sistemas actuales. Por ese motivo es adecuado esclarecer la relación entre los beneficios esperables y los temores que suelen emerger al considerar la implementación de un proyecto de este tipo.

 

La Primera de las Dificultades suele ser más Humana que Tecnológica

Una comprensión sesgada puede producir en los consumidores y los usuarios de los datos maestros bastante escepticismo. Muchas veces surgen dudas respecto a la capacidad de MDM para atender sus expectativas y necesidades. Estas dudas promueven la tendencia a postergar las definiciones y pueden convertirse en una barrera para el éxito de un proyecto MDM. Naturalmente también surgen temores sobre cuestiones sistémicas: el modelo de datos, las normas para el intercambio de información o las pautas generales de supervisión y gobierno de los datos, para citar algunos ejemplos.

La identificación temprana de este tipo de problemas ayuda a anticipar las dificultades. Permite prevenir percepciones erróneas respecto a las etapas y las metas parciales del proyecto. Por ejemplo: si se construye una fuerte expectativa respecto a que los registros resultantes de la consolidación estarán disponibles para todos los consumidores de los datos maestros en forma inmediata, puede llegar a generarse una fuerte sensación de decepción. La probabilidad de lograr esto es muy baja. La consolidación puede haber comenzado antes de que existiera una comprensión extendida en la organización respecto a cómo y dónde se podrá acceder a la vista unificada, y cuál será el valor que esto agregará a la gestión de cada área individual. Si la consolidación se enfocó en un determinado dominio de datos de dominio, es probable que los analistas deban revisar y posiblemente modificar el modelo maestro existente para cada nueva aplicación antes de determinar que procesos de negocios se beneficiarán.

La contracara de estos temores al cambio y el supuesto impacto negativo que podría derivar de un proyecto MDM es el hecho de que la enorme mayoría de los ejecutivos comprende que si los datos críticos para el negocio (la información de los clientes, los productos, los socios de canal, los proveedores y los empleados) no están disponibles cuando y donde los necesitan, o no están en el formato adecuado, o su integridad y confiabilidad no pueden darse por ciertas.

La organización "cruje" y la eficiencia colectiva se resiente

Los empleados no pueden hacer su trabajo de manera eficiente, los clientes no están contentos porque se encuentran con un servicio ineficiente y la gestión carece de confianza en su capacidad para tomar las decisiones correctas. La eficiencia operativa cae, no hay modo de acelerar la llegada al mercado, la fragmentación y dispersión de los datos crecen constantemente y los resultados de la gestión completa se empobrecen. El cuadro tiende a empeorar, y los temores retrasan la solución.

Otra duda común: La integración de Los Datos Maestros con otros Sistemas

En muchos casos las dudas tienen que ver con cómo puede llegar a integrarse un sistema para la gestión de los datos maestros con los sistemas en uso, por ejemplo los CRM, ERP, etc. Por ese motivo lo primero es explicar que la incorporación de un MDM es un proceso controlado destinado a optimizar el sistema de gestión de datos maestros (MDM) en todas las interacciones, con los proveedores, los clientes y las áreas. La información debe reconciliarse con la realidad de los productos y los circuitos, y eso solo es posible si existe una única fuente de la verdad de la que se alimenten todos los participantes en cualquier momento de la gestión. Pasar de un escenario de inconsistencia de datos a uno de integridad garantizada significa eliminar los datos afectados por duplicaciones y otros errores, y tornar confiable toda la información que circula desde los puntos de entrada hasta los de salida. Desde los proveedores hasta los canales, un sistema MDM bien instalado sincroniza los datos maestros de modo de atender las solicitudes de los usuarios de negocios en todo momento y sin fisuras.

Un Sistema MDM Elimina los Cuellos de Botella

Ahora bien: dicho esto, debemos enfatizar que un sistema MDM no cambia por si mismo los comportamientos ni los errores humanos. Los usuarios seguirán creando datos incompletos, incoherentes y duplicados, y las aplicaciones administrativas generalmente no están preparadas para garantizar la calidad de los datos. Por eso, cuando no existe un sistema MDM los administradores de datos tienen que enfrentar cuellos de botella provocados por miles de datos de mala calidad, con escasas probabilidades de éxito. Por más esfuerzos que hagan, no llegan a verificar los grandes registros de datos sospechosos en tiempos suficientemente rápidos como para asegurar que la información que circula está libre de errores. Pero cuando un sistema MDM se hace cargo de la gestión de la información, lo que permite corregir no son las causas sino las consecuencias de los errores humanos. Ofrece una solución basada en la calidad de las verificaciones tecnológicas, a prueba de la reiteración de los comportamientos de siempre.

Un Proyecto MDM se Estructura a partir de una Perspectiva Holística de la Empresa

Combina la lógica del negocio, las interfaces de usuario a lo largo de toda la organización, el modelo de datos en uso y el requerido. Los datos son agrupados en categorías y subcategorías en un árbol de jerarquías donde cada SKU es asociado con todos los datos con los que está vinculado. Esto aporta flexibilidad a la gestión y capacidad de adaptación rápida ante los cambiantes escenarios competitivos. Las plataformas más avanzadas permiten que el proyecto comience con cualquier dominio de datos. Como las necesidades crecen y cambian con el tiempo, permiten añadir nuevos dominios al mismo modelo de datos más adelante, así como definir nuevas relaciones entre los diferentes dominios de datos. Aún las organizaciones muy consolidadas suelen tener arquitecturas complejas que se han ido parcheando a través del tiempo, con sistemas, filosofías de software de diseño que se han desarrollado y cambiado varias veces. Las prácticas del tipo "cortar y pegar", la descarga de datos en diferentes herramientas de productividad de escritorio, y la propagación poco controlada de conjuntos de datos locales en los sistemas generales obligan a las empresas a revisar periódicamente sus modelos de datos. Por eso un proyecto MDM debe ser considerado una entidad dinámica, capaz de acompañar el desarrollo de los negocios y la organización que los soporta.

 


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