¿Qué quiere decir "Una única versión de la verdad" en la Gestión de Datos Maestros - MDM ?

August 21 2015

20_agosto_2015

Por Jose Chojrin, Consultor en Rentabilización de Datos Maestros para Stibo Systems

El enfoque de la Gestión Datos maestros (MDM) define su objetivo como la integración de los datos dispersos en múltiples silos de información para lograr "una única versión de la verdad". Lo primero que viene a la mente es que para que esto resulte de valor real para la compañía los datos deberían almacenarse en un repositorio centralizado, por una primera y única vez. Pero enseguida se advierte que esto no resulta suficiente.

Para asegurar la consistencia e integridad de los datos hacen falta reglas que aseguren su gobierno. Un dato vinculado a un determinado atributo puede sufrir modificaciones a medida que va circulando a través de distintos sistemas, sobre todo si existen fisuras en las interfaces o hay intervenciones humanas (transcripciones, recodificaciones, etc.). Esto conlleva un riesgo severo: si la calidad y exactitud de todos los datos relativos a cada atributo no están garantizadas en su paso por las diferentes aplicaciones y su gestión va a quedar a cargo de diferentes personas en distintas áreas, el riesgo de que lleguen al cliente con errores no es una mera posibilidad: es una probabilidad.

 

Pero también podría pensarse que no es absolutamente imprescindible que todos los datos de todos los atributos sean mantenidos en un sistema único. Una plataforma MDM puede permitir que los datos sigan residiendo en los sistemas anfitriones, manteniéndolos disponibles para que esa solución MDM pueda acceder a ellos en todo momento. Por ejemplo, sería aparentemente razonable que denominación comercial de un producto o el nombre de de un cliente continuaran siendo mantenidos en el ERP o el CRM de la compañía, porque es improbable que - aún si estuvieran a cargo de diferentes áreas y personas - se cambiara alguna parte de la información exactamente en el mismo momento.

 

Y si, es un hecho. La probabilidad de ocurrencia resulta realmente baja. Pero un cambio menor (por ejemplo, en la descripción de la medida - de cm a centímetros, o en la sigla - de SRL a SA, de Inc. a Corp. )- podría provocar un problema mayúsculo en los pasos sucesivos. Por ese motivo, para prevenir incidentes y riesgos, es forzoso contar con un proceso de gestión de datos maestros que unifique y resuelva las diferencias entre los datos almacenados y gestionados por los distintos sistemas que contienen estos datos.

 

A primera vista un modo de mantener la coherencia y evitar este problema sería modificar los diferentes atributos del registro de datos maestros en una plataforma única y después publicar los cambios en los sistemas anfitriones. Esta solución terminaría con las incoherencias entre los diferentes sistemas. El direccionamiento de los datos se reduciría a un único problema : mantener actualizados todos los atributos en un registro maestro en el sistema de gestión de datos maestros. Pero si se planteara la alternativa inversa - modificar los datos directamente en los sistemas anfitriones y después en la plataforma - la idea también sonaría razonable y lógica. Es un dilema. Y como todo dilema, no tiene solución hasta que se lo convierte en un conjunto de problemas discretos, que sí admiten soluciones individuales.

 

Resulta evidente que manejar la complejidad de la lista de valores de atributos y la complejidad de la integración llega a resultar imposible siguiendo los procesos de razonamiento lineal. Se requiere una solución que permita hacer cambios complicados de modo rápido, sin enmarañarse en el camino. La discusión polarizada respecto a si todos los datos se van a centralizar en la plataforma o si por el contrario van a estar totalmente distribuidos no ayuda a encontrar una respuesta, por la simple razón de que no hay una respuesta universal aplicable a todos los casos y todas las empresas.

 

Las compañías necesitan optimizar el control de los atributos y al mismo tiempo lograr que los procesos se mantengan flexibles y rápidos. Por este motivo cuando se busca una solución MDM no alcanza con comparar tecnologías ofrecidas por los distintos proveedores. También deben tomarse en cuenta las capacidades, la expertez y las calificaciones de los especialistas que van a ayudar a diseñar modelo de datos y las interacciones entre los sistemas y la plataforma central. Su contribución resulta crítica para definir cuáles de los atributos deberán estar centralizados y cuales deberán distribuirse. El punto crítico no es si todos los atributos van a estar concentrados en un único punto de la organización o no. Lo que realmente importa - y esto debe ser parte de la filosofía del proyecto - es que el mantenimiento debe ser propiedad de un único sistema. Así como no puede haber dos capitanes timoneando el mismo barco, no deben existir dos o más sistemas responsables por el mantenimiento de un mismo atributo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


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