¿Cómo evitar los perjuicios sobre las ventas que se producen si la información que llega a los clientes no es coherente?

April 22 2015

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Jose Chojrin, Consultor en Rentabilización de Datos Maestros para Stibo Systems

Una metáfora conocida refiere a los datos críticos como la "sangre vital" de una compañía. La referencia es muy gráfica: los datos críticos fluyen a través los sistemas, las bases de datos críticos, los procesos y departamento. La inteligencia estratégica de las compañías depende de ellos. Los ejecutivos que toman las decisiones necesitan información, y la información surge de los datos críticos: ellos dan cuenta de las acciones ya realizadas y permiten proyectar las nuevas. Los datos críticos están en el corazón de los procesos de negocio.

Frecuentemente las compañías dedican esfuerzos muy importantes a mejorar uno o varios procesos revisando los datos históricos. La mejora de un proceso puede generar una importante reducción de los costos, o traducirse en otros múltiples beneficios. Pero la mejora de cualquier proceso depende de la calidad de los datos críticos de los que se parte. Contar con la información correcta, basada en datos maestros de calidad adecuada, es un requisito que no puede ser olvidado, tanto cuando se procura mejorar los procesos como para determinar cuáles de estos tienen el mayor impacto en el negocio y también para evitar efectos negativos sobre las operaciones de negocio.

La condición clave para los datos críticos sirva para lograr los resultados esperados

Los datos críticos sirven únicamente si pueden ser transformados en información útil.

Por este motivo las compañías necesitan garantizar que sus activos de datos críticos están disponibles para los procesos y las personas en la oportunidad en que lo necesitan, que su precisión, integridad y calidad no esté bajo duda, y además que estén protegidos contra el mal uso y el abuso.

Aprovechar con éxito los activos de datos críticos y de información no es algo que sucede por sí mismo: requiere una gestión proactiva basada en tecnologías y disciplinas específicas, sumadas a políticas y competencias perdurables durante toda la vida de los datos críticos.

El ciclo vital de los datos críticos

Similar a los sistemas, los datos críticos tienen un ciclo de vida. Las fases de este ciclo incluyen:

  • La conceptualización y definición de los datos críticos
  • El diseño de los modelos de datos críticos a ser utilizados
  • La captura de los datos críticos
  • El control de los datos críticos
  • La protección de los datos críticos para garantizar su privacidad
  • La depuración de los datos críticos
  • El enriquecimiento de los datos críticos a través de los procesos
  • La evaluación de los datos críticos y de la información elaborada a partir de ellos
  • Las decisiones de retiro y reemplazo de datos críticos, para recomenzar el ciclo.

La gestión efectiva de los datos críticos debe abarcar todas las fases de su ciclo de vida

El grado de eficacia y rigor de la gestión de los datos críticos determina el grado en que una compañía cuenta con información confiable a la hora de tomar decisiones. Los datos críticos pueden tener diferentes usos en diferentes momentos, y esto requiere un manejo diferente de la gestión en las diferentes fases del ciclo de vida.

En un momento dado una empresa puede considerar determinados datos críticos como una fuente de información muy valiosa durante un período – por ejemplo, cuando sus ventas dependen de la estacionalidad - pero el valor de la información que se obtiene a partir de ellos puede disminuir rápidamente un tiempo después.

Esta característica de los datos críticos puede inducir al error de suponer que cuando estos datos dejan de ser relevantes su vida útil ha terminado. Por el contrario, generalmente los datos críticos tienen una vida útil más prolongada que el proyecto para el que son creados. Puede resultar necesario mantenerlos por años una vez terminado el proyecto. Las compañías que gestionan y conservan sus datos críticos correctamente, pueden contar con ellos para su utilización futura. Esto requiere una inversión en tecnología para la gestión de los datos críticos que tiene lugar en el presente, pero que servirá no solo para las necesidades del negocio actual, sino también para su evolución en el tiempo. Por ese motivo se la mejora en la planificación e implementación de la gestión de datos críticos paga dividendos muy por encima de sus costos de inversión. Y es impensable dejar de incluirla en cualquier proyecto de mejora de la calidad de la gestión empresarial

El estado de cosas con relación a la mejora continua de los procesos de datos críticos no es uniforme en todas las industrias ni en todas las empresas

La preocupación de las compañías por mejorar la gestión de sus datos críticos debería ser una prioridad de primer orden para la máxima conducción en todas ellas. Sin embargo, cuando se preguntó a un importante grupo de ejecutivos si su empresa ya había establecido un proceso de mejora continua para los datos críticos menos de la mitad reconoció que había algún tipo de iniciativa para la gestión de los datos críticos en la compañía.

Esta falta de priorización de las políticas de Gestión de Datos Maestros – MDM – da cuenta de un déficit de conocimientos - y quizás de conciencia - respecto a los beneficios que las empresas que las han adoptado han obtenido. La falta de un sistema MDM reduce la eficiencia de aquellas empresas que aún no han establecido políticas al respecto, y representan una verdadera minusvalía para competir eficazmente en los mercados, especialmente en aquellos en que otras compañías ya han avanzado en el tema.

¿Qué motivos llevan a más de la mitad de las compañías a descuidar esta cuestión clave para sus negocios?

Las iniciativas de mejora continua conducen a una mayor eficiencia y calidad en todas las áreas y procesos en los que son implementadas. La gestión de los datos críticos no es una excepción. Sin embargo algunas compañías que han encarado programas de calidad total y similares, no han incluído la gestión de sus datos maestros como parte de esos programas.

Sin duda esto puede deberse a más de un motivo. Puede ocurrir que las exigencias y los esfuerzos requeridos para permanecer en el negocio acaparen toda la atención de los ejecutivos. También puede tratarse de desconocimiento o conocimiento poco profundo respecto a las soluciones disponibles para mejorar la gestión de los datos críticos. O aún a creencias instaladas en la cultura de algunas empresas, como la de que al contar con un sistema ERP no es necesario incorporar otras herramientas para gestionar los datos críticos.

La realidad es que – por ejemplo - las compañías de Retail necesitan abastecerse con distintos proveedores para para obtener los productos que van a ofrecer al consumidor final. A la vez también necesitan ampliar las categorías de productos para impulsarlos a través de una mayor variedad de canales, y necesitan expandir sus negocios hacia nuevas zonas geograficas para aumentar sus ventas y captar más clientes.A su vez, los consumidores actuales esperan tener información precisa del producto en forma instantánea. Es imperioso hacerles llegar información completa, actualizada, precisa, consistente y acompañada de imágenes atractivas, frescas y convincentes.

Pero a pesar de esta realidad tan acuciante, existe una suerte de mora de parte de algunos ejecutivos respecto a la importancia de centralizar los procesos de toma de decisiones.

Aún cuando reconocen que un sistema MDM aumenta la calidad y la eficiencia, muchas veces registran esta cuestión cuando los gerentes operativos y los equipos a cargo de los procesos básicos empiezan a manifestar la necesidad de aumentar los recursos para poder mejorar la eficiencia.

La sobrecarga de tareas puede ser una motivación importante para comenzar a pensar en poner en marcha iniciativas de MDM como parte de proyectos de mejora de la calidad total.

Pero, ¿para qué esperar llegar a esta situación, cuando la demora en comenzar con estas iniciativas tiene tantos efectos negativos sobre las operaciones y los negocios?

Como dijo Benjamín Franklin en una oportunidad: "Si haces lo no que debes deberás sufrir lo que no mereces".

 

Acerca de Stibo Systems

Stibo Systems es el líder global en soluciones de gestión de datos maestros multidominio (MDM). Los líderes de la industria confían en los Stibo Systems para facilitar la consistencia a mediante el vínculo de los datos del producto, el de los clientes, proveedores y otros activos de la organización. Esto permite a las empresas poder tomar decisiones más eficaces, mejorar las ventas y crear valor para los inversores. Durante los últimos 30 años, los Stibo Systems han ayudado a cientos de empresas a desarrollar una fuente confiable de información operacional. Stibo Systems es una subsidiaria de propiedad privada del grupo A / S Stibo, fundada originalmente en 1794, con sede corporativa en Aarhus, Dinamarca.


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