Que son y cual es la importancia de los datos maestros

March 25 2013

Una herramienta de Gestión de Datos Maestros - MDM – puede ser utilizada para eliminar registros duplicados, o bien para la normalización de datos, incorporando normas que impidan que datos incorrectos ingresen al sistema. El objetivo es crear una única fuente autorizada de datos maestros. Pero ¿Que son los datos maestros?

Los datos maestros son aquellos que corresponden a entidades como productos, clientes y proveedores, que no se modifican una vez que las transacciones comerciales se han completado. Son datos no transaccionales, es decir que no se modifican cuando las operaciones se realizan (aunque obviamente si cambian cuando se modifican los atributos que los definen).

Uno de los problemas que se generan cuando existen datos redundantes o de baja calidad en una empresa determinada puede comprenderse mediante un ejemplo. Supongamos el caso de un cliente determinado que compra distintos productos manejados por distintas unidades de negocio, o bien correspondientes a líneas de productos diferentes.

Cuando las transacciones son procesadas, puede ocurrir que el nombre del cliente aparezca de modo distinto en los diferentes sistemas que gestionan los datos de las unidades de negocio o las líneas de productos. El resultado probable es que existan errores en la facturación, en la entrega, o en el registro de los pagos efectuados por el cliente. En una conocida compañía que ofrece un servicio de ubicación de vehículos en caso de robo, un cliente contrató una cobertura y pagó el total de la factura en el mismo momento de la contratación. Unos meses más tarde empezó a recibir reclamos telefónicos, intimándolo a cancelar las cuotas pendientes. Obviamente el cliente se negaba a pagar las supuestas cuotas, ya que no existía deuda alguna, pero en los sistemas de la empresa encargada de las cobranzas el pago no había sido registrado, y por consiguiente figuraba como deudor. Después de muchos llamados el cliente dejo el tema en manos de un abogado, quien se ocupo de que el acoso quedara sin efecto. Naturalmente ese cliente jamás volverá a contratar una cobertura con esa compañía, y lo que es peor, no dejara pasar oportunidad de contar a otras personas lo ocurrido.

La anécdota pone sobre la mesa la gravedad que puede llegar a tener la falta de integración y coherencia de los datos maestros. Sin una fuente única de referencia, lo más probable es que se pierdan clientes y oportunidades por razones que nada tienen que ver con las oscilaciones del mercado o la presión de la competencia. El problema está dentro de los sistemas de la empresa, lo que implica que la solución también reside allí.

En un nivel básico, la adopción de una plataforma para la Gestión de Datos Maestros – MDM – tiene como objetivo asegurar que dentro de la misma compañía no se estén utilizando múltiples versiones de los mismos datos maestros. Esto es más frecuente de lo que podría suponerse: suele ocurrir en la mayoría de las organizaciones grandes. Otro ejemplo que ilustra lo que la falta de disponibilidad de los datos puede significar es el caso de una tarjeta de crédito que llama a los propios clientes que han adoptado una tarjeta en el ultimo mes, porque los datos correspondientes no están disponibles para el área de call-center. Esto sucede porque la información relativa a los clientes que maneja el área de Marketing no está integrada con la información utilizada por el área de contacto telefónico con los clientes. De este modo ninguno de los dos grupos registra que la entidad que comercializa la tarjeta de crédito está dirigiendo un mensaje contradictorio al mismo cliente. El proceso de vinculación de registros se utiliza para asociar diferentes registros que corresponden a la misma entidad, en este caso la misma persona. Aunque parezca que este tipo de situaciones es poco probable, la realidad es que se producen con frecuencia, y no solo perjudican a los involucrados en una transaccion individual, sino que tambien afectan a la imagen y el prestigio de la empresa en el mercado. Cuidar la calidad de los datos maestros equivale a cuidar el negocio.


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